Beaucoup de gens qui organisent une réception en Israel se retrouvent projetés vers un nouveau monde - le monde de la négociation. Ils se voient devoir négocier en même temps face à bon nombre de prestataires: salle, traiteur, orchestre, bar, fleuriste, etc. et tout cela sans aucune préparation ou expérience dans le domaine. La négociation est considérée comme un art et une technique qui s'acquiert avec de l'expérience ou après une préparation adéquate. Cela demande certaines qualités, comme la possibilité de faire face, d'être malin, d'être conscient des choses, d'avoir de l'aisance dans une discussion, etc. Certains savent négocier de manière naturelle et se fraient facilement et avec brio un chemin dans les labyrinthes de la négociation. Mais de nombreuses autres personnes, surtout les jeunes couples, n'ont pas d'expérience dans ce domaine et sont appelées à négocier avec des "requins" qui ont déjà à leur actif des centaines de négociations de ce genre.

Dans ce reportage, je me focaliserais sur la préparation à une négociation face à des prestataires en vue de l'organisation d'une réception en Israel. L'étape de la préparation est critique. Si seulement nous prenions seulement quelques minutes pour effectuer une préparation ciblée et efficace nous pourrions agrandir notre pouvoir de conviction et améliorer considérablement les résultats de la négociation.
Cela vaut la peine de consacrer une réflexion à dix points principaux qui seront développés par la suite:

1. Quels sont nos buts durant un rendez-vous et à la fin de la négociation.
2. Définir les limites à ne pas dépasser.
3. Sur quoi porte la négociation et comment se déroulera-t-elle, sur chaque point spécifique ou sur l'ensemble d'un deal.
4. Sur quels point sommes nous prêts à abandonner.
5. Recueil d'informations sur le prestataire et sur les standards du marché.
6. Quelles sont nos alternatives.
7. Qui est la personne qui négocie face à nous.
8. Répartition des rôles et coordination.
9. Sources de force - quels sont nos points forts dans la négociation.
10. Décision du media à l'aide duquel la négociation se déroulera - rendez-vous, téléphone ou e-mail.

Nous prendrons comme exemple un rendez-vous avec le représentant d'une salle:

1. Définissez quel est le but à atteindre:
Que voulez-vous obtenir à la fin de ce rendez-vous? Que voulez-vous obtenir à la fin de toute la négociation? Par exemple, le but à atteindre à la fin de ce rendez-vous est de recevoir des informations sur ce qu'inclus la proposition de la salle et le pousser à réfléchir sur une réduction de 15% du prix global jusqu'au prochain rendez-vous. Le but de toute la négociation est de bloquer la salle pour la réception avec l'obtention d'une réduction de 10% du prix global initial proposé.

2. Au-delà des buts, fixez-vous des limites: au-dessus de quel prix vous quittez la négociation et vous passez à une autre salle? Au-dessous de quel prix vous êtes satisfaits et vous signez le contrat? Quelles sont vos limites non financières? Quel détail peut faire changer la définition de vos limites? Peut-être si une salle est prête à rajouter un élément pour le même prix déciderez-vous que le contrat est intéressant?

3. Définissez sur quoi porte la négociation, assurez-vous de recevoir de la considération pour les éléments importants à vos yeux. Par exemple, qu'est-il inclus dans le service offert par la salle? Pour quels moments sa proposition est-elle destinée? Egalement, décidez s'il vaut mieux négocier point par point ou essayer d'obtenir un package du même prestataire. Dans ce cas, il est préférable de discuter en même temps de tous les détails quand le prix de chaque point influe sur un autre, et comme cela réduire le coût global.

4. Sur quoi êtes-vous prêts à abandonner? Qu'est ce qui est moins important pour vous? Il est préférable de définir à l'avance sur quels points vous êtes prêts à concilier et sur quels points vous resterez fermes quoi qu'il arrive. Soyez attentifs au moment choisi pour un abandon éventuel et au coût de cet abandon, et donc à ce que vous exigerez en échange de cet abandon. Par exemple, vous avez un budget précis pour la salle et vous voulez organiser la réception un jeudi soir. Il est possible qu'après avoir visité 5 salles, vous n'en trouverez pas une qui concorde à votre budget et vous déciderez alors que vous pouvez organiser la réception un mercredi soir afin de respecter votre budget. Il est important de voir l'ensemble de la situation, et d'être conscient de tous les partis influents (les parents par exemple...) et des éléments importants à vos yeux qui influencent vos limites et votre décision de les déplacer.

5. Il est important d'arriver à un rendez-vous après avoir recueilli des informations sur le prestataire et sur le marché. Posez des questions à vos amis, aux couples ayant de l'expérience, surfez sur Internet sur des sites d'organisation de réceptions en Israel et sur le site personnel du prestataire. Quels sont les coûts standards d'une salle en Israel? Quels services cela inclus en général? Quelles sont les alternatives? Recueillez des témoignages de gens qui auraient travaillés avec le même prestataire. Comment se présente-t-il dans son site Internet? Plus vous aurez des informations, plus vous serez prêts au rendez-vous et plus vous contrôlerez la négociation. Une étude approfondie préalable sur le marché et la manifestation de connaissance durant la négociation émettra à votre prestataire le fait que vous êtes spécialiste et qu'il sera impossible "d'arrondir les angles" dans une négociation avec vous.

6. Prenez connaissance de vos alternatives. Plus vous aurez des alternatives de qualité, plus vous aurez l'avantage dans la négociation. Prenez en compte qu'une bonne alternative n'est pas uniquement un prix plus bas, mais également un service qui vous intéresse.

7. Il est souhaitable de vérifier qui est votre interlocuteur pour la négociation. S'agit-il d'un responsable apte à prendre des décisions ou doit-il recevoir une autorisation de la direction? Quel est sont rôle dans la société? Renseignez-vous au maximum sur votre interlocuteur afin de pouvoir créer une communication meilleure avec lui. Créer un lien positif peut l'entraîner à vouloir venir vers vous et vous aider à obtenir de meilleurs résultats.

8. Un autre point important est de décider qui participera à la négociation: le marié? La mariée? Les parents? Peut-être est-il préférable d'enrôler un frère ou un ami proche qui est connu pour son art de négocier? Penser également à la répartition des rôles entre les participants à la négociation. Y a-t-il un seul porte-parole? Tout le monde peut parler? Est-il souhaitable de nommer un "gentil" interlocuteur et un "méchant"? Si vous êtes plusieurs lors d'un rendez-vous, il est important que vous soyez en coordination parfaite, que tout le monde sache quels sont les objectifs, quoi dire et quoi ne pas dire, quelles sont les limites, etc. Vous pouvez convenir d'un signe discret dont vous pourrez vous servir si l'un de vous a quelque chose à dire en aparté. Si cela se produit, vous saurez alors que vous devez discuter entre vous quelques minutes. Demandez alors à sortir un moment afin de vous rafraîchir un peu.

9. Faites la liste de vos points forts, qui vous seront d'une aide précieuse. Cela peut être un savoir-faire dans la négociation, un charme naturel, une connaissance approfondie du domaine sollicité, la connaissance de la concurrence, etc. Un autre point fort possible est d'amener au prestataire d'autres clients parmi ses amis ou sa famille.

10. Deux autres décisions nécessitent de consacrer une attention particulière:
a. A l'aide de quel media la négociation se déroulera? Rendez-vous, téléphone ou e-mail? Eléments importants pour cette décision: lors d'un rendez-vous il est plus facile de contrôler la situation et d'influencer son interlocuteur, car il est possible de créer un contact humain et surtout certaines réactions corporelles comme une expression de mécontentement par exemple sont possibles. Une conversation téléphonique est facile et fait gagner du temps, et il est bien plus facile d'être ferme par téléphone.
b. Où fixer rendez-vous? Dans un endroit neutre comme un café par exemple? Dans la salle même, à savoir dans le camp du prestataire? Quelle est l'ambiance de l'endroit choisi et quelle est l'ambiance que nous souhaitons pour le rendez-vous?

Pourquoi se confronter à toutes ces questions pendant une négociation, lorsque vous êtes face au prestataire et pas vraiment organisés entre vous? Pourquoi arriver à un rendez-vous sans vous y être préparés? Vous préparez une réception qui est sans doutes l'un des moments importants de votre vie.
Vous pouvez obtenir de meilleurs résultats de vos négociations, il vous suffit de vous y préparer.
Bonne chance!

Auteur: Michal Avidav-Israeli